Vous connaissez cette sensation d’être ensevelie sous des montagnes de papiers, n’est-ce pas ?
Ces piles qui se multiplient sur le bureau, la table de la cuisine, voire même le canapé, et qui semblent crier votre nom en quête d’attention. Chaque papier porteur d’une obligation : le formulaire pour l’école des enfants qui doit être rempli, la déclaration d’impôt qui attend, les factures qui s’empilent…
Je connais ce sentiment où la procrastination prend le dessus, et pourtant, au travail, l’organisation est impeccable !
Jusqu’en 2021, j’étais responsable qualité-sécurité-environnement, créer des systèmes documentaires clairs et efficaces, c’était l’une de mes spécialité. Mais à la maison ….? Je me sentais débordée, je croulais sous le poids de ces piles qui augmentaient, augmentaient…
Un jour, tout a changé lorsque j’ai compris que je pouvais m’organiser à la maison comme au bureau ! J’ai découvert des méthode home organizing, dont celle de « FlyLady ». Parmi ses outils, un élément a retenu mon attention : le « classeur maison« . J’ai expérimenté, adapté et peaufiné ce système jusqu’à créer la version ultime que je propose aujourd’hui — mon classeur maison magique.
Mais avant de vous dévoiler cet outil, explorons ensemble l’importance de gérer efficacement vos papiers.
L’Importance de gérer ses papiers à la maison
La gestion des documents administratifs est un aspect essentiel du quotidien. Bien maîtrisée, elle nous fait gagner en tranquillité d’esprit et en efficacité. Un tri adéquat et un classement méthodique des papiers permettent d’éviter les pertes de temps et les stress inutiles.
Ma méthode en 6 Étapes pour reprendre le contrôle sur ses papiers
Étape 1: Analyser
Avant de pouvoir résoudre le problème des papiers qui s’accumulent, il est essentiel de comprendre d’où ils viennent et pourquoi ils s’entassent.
Analysez vos habitudes :
– Quand recevez-vous le plus de papier ?
– Quels types de documents gardez-vous et lesquels ignorez-vous ?
– D’où proviennent-ils ? boite aux lettres – cartable des enfants – retour de courses – imprimante?
Cette prise de conscience est déterminante pour la suite du processus.
Mon premier conseil pour venir à bout de ce projet est de limiter le « flux entrant »! Chaque français reçoit en moyenne chaque année 11,5 kg d’imprimés publicitaires! * pour limiter ce poids, il vous suffit d’apposer un autocollant ‘Stop Pub’ sur votre boîte aux lettres ! (* https://www.ecologie.gouv.fr/stop-pub)
Étape 2: Trier les papiers
Le tri est le moment où vous mettez de l’ordre dans le chaos.
Si vos papiers sont éparpillés partout, dans des cartons ou des sacs de courses (une situation courante que je rencontre souvent lors de mes missions), voici les étapes à suivre :
1. Regrouper les papiers : cela vous permet de prendre conscience de la quantité de papiers que vous avez et d’éviter de découvrir une nouvelle pile à traiter après avoir presque fini.
2. Faites un premier désencombrement : jetez directement à la poubelle de recyclage les enveloppes superflues, magazines que l’on ne lit pas, prospectus ou publicités…
3. Tri des papiers : ensuite, créez des piles selon des catégories prédéfinies (que je détaille dans mon guide gratuit.)
– Les papiers à traiter : rassemblez ces documents dans une bannette dédiée.
Rappelez-vous : si un papier peut être traité en moins de deux minutes, faites-le immédiatement. Sinon, planifiez-le.
– Les papiers à classer : Ici, vous utiliserez l’arborescence et prendrez en compte la durée de conservation des documents, qui varie en fonction de leur nature.
Placez les documents à conserver sur la carte tri correspondante ( les cartes tri sont disponibles dans mon classeur maison, sinon utilisez des post-it en mentionnant la catégorie) et vérifiez la durée de conservation indiquée.
Durée de conservation des documents
La durée de conservation des papiers est dictée par une réglementation spécifique. Certains documents doivent être conservés sous leur forme originale tandis que d’autres peuvent être numérisés ou photocopiés. Un écrit électronique a la même valeur juridique qu’un écrit papier, sous certaines conditions. N’hésitez pas à télécharger mon guide gratuit ou à consultez le lien suivant : (service public informations).
Retour de mission rangement des papiers : j’ai retrouvé des feuilles de soins non renvoyées à la CPAM et aux mutuelles pour une somme importante. Ne négligez jamais le tri de vos papiers !
Étape 3: Organiser
L’organisation est le cœur d’un système efficace de gestion des papiers. Après avoir trié vos documents, vient le moment de les ordonner de manière logique et accessible.
Le classeur maison : votre allié personnalisé
Votre classeur maison est plus qu’un simple classeur, c’est la clé de voûte de votre organisation administrative personnelle. C’est un système qui se conforme à votre vie et à vos besoins, pas l’inverse. Avec des séparateurs pour chaque catégorie de document, des pochettes pour rassembler les petits papiers ou les reçus, et des fiches de suivi, tout est pensé pour que vous puissiez trouver rapidement ce que vous cherchez.
Astuce 1 : classement chronologique
Triez vos documents par ordre chronologique avec les plus récents en haut. Cette astuce permet de visualiser facilement l’historique de vos documents et de repérer les plus anciens pour éventuellement les archiver ou les détruire si leur conservation n’est plus nécessaire.
Astuce 2 : une arborescence numérique
À l’ère du numérique, beaucoup de nos documents sont reçus ou stockés sous forme électronique. Créez une arborescence sur votre ordinateur qui reflète celle de votre classeur physique. Cela vous permettra de naviguer entre les deux systèmes sans confusion, vous assurant que, que le document soit en papier ou numérique, vous savez exactement où le trouver.
Astuce 3 : intégrer les fiches pour vos informations récurrentes
Parfois, ce n’est pas le document en lui-même qui est important, mais l’information qu’il contient. Pour les informations récurrentes, comme les numéros de compte, les contacts d’urgence, les tailles de vêtements de la famille pour les achats en ligne, créez des fiches que vous pourrez conserver dans votre classeur maison . Ces fiches centralisent les informations pour les retrouver au pied levé sans avoir à fouiller dans une pile de documents.
Conseil d’OFFICE organiser: différencier document et information
Il est essentiel de distinguer les documents à conserver de ceux qui ne contiennent que des informations utiles temporairement. Un document officiel comme un acte de propriété a une valeur légale et doit être conservé précieusement. En revanche, une brochure d’information contenant les horaires d’une piscine locale peut être jetée après utilisation. Si l’information est importante, notez-la sur une fiche ou enregistrez-la numériquement, et débarrassez-vous du reste.
En organisant vos documents de cette manière, vous épargnerez à votre futur vous des heures de recherche et de frustration. L’application cohérente de ces astuces d’organisation vous permettra de maintenir un environnement domestique ordonné, où chaque papier a sa place et son importance.
Étape 4: Ranger
Le rangement est l’étape finale qui donne vie à votre système d’organisation. C’est à ce moment que chaque document trouve sa place dans un environnement épuré, ce qui vous permet de profiter d’un espace libre de tout encombrement visuel et mental.
Trouver le bon contenant :
Avant d’acheter des contenants, attendez la fin du tri. Vous aurez ainsi une vision claire du volume de documents et du type de rangement qui sera le plus adapté. Le lieu de stockage que vous aurez défini déterminera également la taille et le genre de contenants nécessaires.
Choix de contenants
- Chemises : idéales pour classer des papiers relatifs à un même sujet ou projet.
- Classeurs : parfaits pour archiver des documents sur le long terme avec des intercalaires pour une séparation nette.
- Chemises à rabats et élastiques : elles sécurisent les documents importants qui doivent être transportés ou qui ne sont pas encore prêts à être archivés.
- Porte-vues (lutins) : une bonne option pour conserver les documents souvent consultés tout en les protégeant.
- Dossiers suspendus : ils se prêtent bien à un classement modulable et facilement accessible dans un tiroir ou un caisson.
Choisir le bon emplacement :
La loi de l’emplacement est essentielle pour un rangement efficace :
- À portée de main : gardez vos dossiers courants et vos fournitures de bureau à proximité immédiate. L’accessibilité est cruciale pour maintenir l’efficacité de vos routines quotidiennes.
- Dans le bureau : les éléments dont vous avez besoin moins fréquemment peuvent être rangés un peu plus loin. Cela vous permet de vous lever et de bouger, ce qui est bénéfique pour votre santé et votre concentration.
- Éloignés : les archives et les souvenirs peuvent être stockés dans des endroits moins accessibles. Puisqu’ils ne sont consultés qu’occasionnellement, il n’est pas nécessaire qu’ils prennent de l’espace dans votre zone de travail immédiate.
Astuce pour le rangement efficace : Visons la simplicité !
En limitant les actions à trois gestes maximum, nous facilitons le processus de rangement. Nous sommes naturellement enclins à éviter les tâches complexes, donc plus le système est simple, plus il est probable qu’il sera utilisé régulièrement.
Votre classeur maison magique, par exemple, est conçu pour contenir tous les papiers importants, bien organisés et facilement accessibles. Si vous savez que pour accéder à un document, vous n’avez besoin que d’ouvrir le classeur, de feuilleter jusqu’à la bonne section, et de saisir le document, vous aurez créé un système de rangement à la fois pratique et durable.
Conseil d’archivage :
Lorsque vient le temps d’archiver, choisissez des boîtes ou des enveloppes kraft de qualité qui protégeront vos documents sur le long terme. Assurez-vous de les étiqueter clairement avec des informations détaillées sur le contenu. Cela vous évitera d’avoir à ouvrir chaque boîte ou enveloppe pour trouver ce dont vous avez besoin.
En appliquant ces principes de rangement, vous allez non seulement améliorer l’esthétique de votre espace de vie mais aussi optimiser votre productivité. Un système de rangement bien pensé est une invitation permanente à l’efficacité et à la sérénité.
Étape 5: Ritualiser
La pérennité d’un système d’organisation repose sur la mise en place de routines régulières. En ritualisant la gestion de vos documents, vous transformez des tâches potentiellement ingrates en habitudes bien rodées.
Créer un bloc temps hebdomadaire
Déterminez un créneau fixe chaque semaine dédié exclusivement au traitement de vos documents. Ce moment doit être invariable et prioritaire, inscrit dans votre agenda comme n’importe quel rendez-vous important. Ce bloc de temps peut être utilisé pour :
- Vider la bannette des documents à traiter.
- Classer les documents qui ont été triés et qui attendent d’être rangés.
- Faire le suivi de vos actions en cours, comme les remboursements ou tout autre projet nécessitant un retour.
Installer un système de bannettes
La mise en place d’un système de trois bannettes peut grandement faciliter la gestion quotidienne des papiers :
- Bannette des papiers entrants : ici, déposez tout ce qui arrive, qu’il s’agisse de courrier, de notes d’école, ou de documents professionnels. C’est le point de départ de votre processus de tri.
- Bannette à traiter : dans cette bannette, placez les documents qui nécessitent une action de votre part. Cela peut être une facture à payer, un formulaire à remplir, ou un document à renvoyer. Intégrez également les documents en attente de suivi pour garder un œil sur l’avancement des projets en cours.
- Bannette à classer : après avoir agi sur un document, s’il doit être conservé, il passe dans cette bannette. Cela vous permettra de les classer efficacement dans votre classeur maison pendant votre bloc temps hebdomadaire.
Installez votre « pôle administratif »
Mettez en place un espace dédié à la gestion de vos documents et de votre correspondance:
- Vous y trouverez les différentes bannettes (dont celle du courrier à traiter)
- Les fournitures nécessaires pour répondre ou envoyer des documents (enveloppes, cartes de réponse, timbres).
- Votre classeur maison dans un endroit facilement accessible
L’importance des rituels
En ritualisant ces tâches, vous vous assurez qu’elles ne seront pas oubliées ou négligées. Cela devient une partie intégrante de votre routine, au même titre que le ménage ou les courses. Avec le temps, ces rituels deviennent moins une corvée et plus une seconde nature, vous permettant de maintenir un espace domestique ordonné et sans stress.
Pour vous aider à demeurer constant dans vos rituels, envisagez de mettre en place des rappels ou des alarmes sur votre téléphone . Cela peut agir comme un signal pour commencer votre routine de gestion des papiers, renforçant l’habitude jusqu’à ce qu’elle devienne automatique.
En investissant ce temps régulièrement, vous éviterez l’accumulation de documents et la précipitation de dernière minute pour trouver des documents importants. Cela contribue à une vie plus tranquille, où les papiers et les tâches administratives sont gérés avec aisance et compétence.
Étape 6: Décorer
L’esthétique de votre espace de travail est la cerise sur le gâteau de votre organisation. Une fois que tout est en place, il est temps de personnaliser cet espace pour qu’il soit non seulement fonctionnel mais aussi source d’inspiration.
Créer une atmosphère agréable
Votre environnement de travail doit être un lieu où vous vous sentez bien. Cela peut commencer par quelque chose d’aussi simple que l’ajout de plantes pour apporter un peu de vie et de couleur, ou l’installation d’un éclairage doux pour réduire la fatigue oculaire. Choisissez des éléments qui apaisent les sens et qui vous motivent à maintenir l’ordre établi.
Personnaliser votre classeur et votre bureau
Le classeur maison ne doit pas être un simple outil de rangement ; faites-en un objet qui vous ressemble :
- Utilisez des intercalaires colorés ou à motifs pour délimiter les différentes sections de votre classeur.
- Ajoutez des étiquettes stylisées pour marquer chaque catégorie de documents.
- Si vous êtes manuel(le), envisagez de décorer votre classeur avec du masking tape ou des autocollants thématiques.
Un environnement pratique et esthétique
L’objectif est de fusionner praticité et esthétique. Un bureau bien organisé est important, mais un bureau qui est à la fois organisé et joliment décoré est un lieu où vous aurez envie de passer du temps. Cela peut inclure :
– Des organiseurs de bureau design pour vos stylos, ciseaux et autres fournitures.
– Des tapis de souris avec des impressions artistiques ou des citations inspirantes.
– Des cadres avec des photos ou des images qui vous apportent de la joie ou de la motivation.
N’oubliez pas que votre espace de travail doit refléter le niveau de soin que vous apportez à votre organisation. Un bureau bien décoré peut inspirer et faciliter vos routines d’organisation. Prenez plaisir à l’arrangement de cet espace et récompensez-vous pour vos efforts d’organisation en créant un environnement où la forme se mêle à la fonction.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de transformer votre approche de l’organisation des papiers à la maison et de créer un système qui fonctionne pour vous. Vous retrouverez non seulement un espace plus agréable à vivre, mais également la tranquillité d’esprit qui vient avec le fait de savoir que tout est en ordre.
Conseil de Home organiser : Prévoyez des sessions de 30 minutes pour avancer pas à pas dans le tri de vos papiers. Si vous êtes seul(e) et que vous savez que cette tâche est fastidieuse, ne planifiez pas de longues sessions. Avec les bons outils et une bonne méthode, trier ses papiers devient non seulement facile mais aussi satisfaisant.
Vous habitez dans un rayon de 2 heures autour de Toulouse ? Vous voulez vous débarrasser rapidement de cette corvée ? Je viens à votre aide pour trier, organiser et ranger vos papiers. Contactez-moi et transformons ensemble votre chaos papier en un modèle d’organisation !